Enregistrer l’identité des visiteurs qui intègrent votre entreprise est avant tout une question de sécurité. Le registre des visiteurs fait partie des outils essentiels à la bonne gestion de vos visiteurs. Il permet de garder une trace écrite des personnes qui entrent et qui sortent de vos bureaux et ainsi de sécuriser les lieux grâce au contrôle des va-et-vient qui sont faits durant les heures d’ouverture.
Sommaire
- Pourquoi utiliser un registre de visiteurs en entreprise ?
- Les éléments constitutifs d’un registre de visiteurs
- L’obligation pour les visiteurs de remplir le registre
- L’obligation pour l’entreprise de renseigner les visiteurs
- La sécurisation des informations contenues dans le registre visiteurs entreprise
- Le format du registre visiteurs entreprise : papier ou numérique ?
- La sécurité des visiteurs
Pourquoi utiliser un registre de visiteurs en entreprise ?
Disposer d’un registre des visiteurs permet à une entreprise de revenir sur les personnes présentes dans ses locaux à un moment donné en cas d’incident.
Son utilisation doit se faire en conformité avec les textes réglementaires en matière de sécurité. Tenir ce type de registre implique également de respecter un certain nombre de prescriptions en matière de traitements de données.
La détention et l’exploitation d’un registre de visiteurs permettent notamment à une entreprise d’exécuter ses devoirs en matière d’obligation de sécurité. En cas d’incendie par exemple, un tel registre permet de s’assurer que toutes les personnes présentes dans les locaux ont été évacuées.
Globalement, un registre des visiteurs bien tenu aide les entreprises à :
- protéger leurs actifs,
- surveiller l’accès à certaines zones,
- assurer la sécurité du personnel,
- éviter des actes malveillants comme de l’espionnage industriel.
Les éléments constitutifs d’un registre de visiteurs
Un registre visiteur entreprise doit d’abord indiquer en en-tête, le nom de l’entreprise qui accueille les visiteurs, l’adresse de son local et le nom de la personne responsable de sa gestion.
Ensuite viennent les pages destinées à recevoir les entrées et les sorties effectuées par les visiteurs de l’entreprise. Le nom, adresse électronique et numéro de téléphone constituent les renseignements de base demandés dans un registre de visiteurs d’entreprise.
Ces informations sont d’ailleurs les seules qui peuvent être exigées en matière de santé publique et ce, afin de pouvoir contacter les personnes concernées en cas de survenance d’un risque sanitaire.
En dehors du domaine de santé publique, la tenue d’un registre de visiteurs d’entreprise permet d’obtenir d’autres informations pertinentes en matière de sécurité, notamment la date et l’heure d’entrée de chaque visiteur, l’heure de sortie, l’entreprise d’appartenance, et la raison de la visite.
Néanmoins, les informations demandées doivent être conformes au règlement général sur la protection des données (RGPD) et en tant que telles, doivent être limitées à ce qui est nécessaire au vu des finalités de leur traitement. L’enjeu est le respect de la vie privée de vos visiteurs, à concilier avec votre devoir de sécurité.
Quelle que soit la nature des données collectées, l’entreprise doit pouvoir les justifier en cas de contrôle ou dans l’hypothèse d’un visiteur souhaitant faire valoir ses droits par rapport au RGPD.
L’obligation pour les visiteurs de remplir le registre
Il est de principe que les visiteurs ne peuvent pas déroger à l’obligation de remplir le registre visiteurs pour pouvoir accéder aux bureaux de l’entreprise. De ce fait, ils doivent remplir tous les renseignements nécessaires.
D’ailleurs, un registre visiteurs entreprise digne de ce nom doit faire un rappel des dispositions légales pertinentes en la matière.
L’obligation pour l’entreprise de renseigner les visiteurs
En contrepartie de l’obligation pour les visiteurs de remplir le registre qui leur est dédié, l’entreprise est tenue d’informer ses visiteurs de différentes informations incluant :
- La raison d’être des demandes d’informations contenues dans le registre ;
- Les mesures de sécurité mises en place par l’entreprise pour assurer la sécurité des données ainsi recueillies ;
- L’utilisation future des renseignements personnels communiqués par les visiteurs ;
- Les droits de regard et de rectification dont jouissent les visiteurs sur les renseignements qu’ils fournissent ;
- La durée de conservation des données recueillies.
Ces informations peuvent être fournies de différentes manières :
- Affiche dans le local d’accueil des visiteurs,
- Page dédiée sur le site web (avec communication de l’url aux visiteurs),
- Présentation orale par l’employé d’accueil.
Le site de la CNIL donne un exemple d’informations fournies aux visiteurs pour un accès aux locaux par badge.
La sécurisation des informations contenues dans le registre visiteurs entreprise
Les données contenues dans un registre visiteurs entreprise doivent à tout prix rester confidentielles.
De ce fait, l’entreprise est tenue de s’assurer que ces données soient gardées en lieu sûr. Elle doit aussi limiter l’accès au registre aux seules personnes dont la fonction implique la nécessité de les manipuler.
Le registre visiteurs entreprise doit aussi être choisi dans une configuration qui permet à chaque visiteur de rester anonyme par rapport aux autres. Le but est d’empêcher qu’un visiteur ait accès aux renseignements personnels fournis par d’autres.
À défaut, il peut être pertinent de faire en sorte qu’un employé de sécurité remplisse lui-même le registre sur la base des informations demandées directement à chaque visiteur.
Le format du registre visiteurs entreprise : papier ou numérique ?
Il appartient à chaque entreprise de choisir entre un registre visiteurs au format papier ou numérique.
Le format papier se gère de façon traditionnelle. Généralement, les visiteurs s’occupent eux-mêmes du remplissage du registre.
Le format numérique quant à lui présente l’avantage de profiter de la technologie et ainsi, de permettre plus qu’un simple enregistrement des entrées et des sorties qui se font au sein des bureaux de l’entreprise.
En effet, un registre numérique peut par exemple inclure la prise de photo, la signature avec code QR, la notification automatique d’arrivée… et bien d’autres fonctionnalités encore.
L’enregistrement numérique des visites qui se font au sein de votre entreprise offre aussi une meilleure gestion et une meilleure protection des données de vos visiteurs.
Mieux encore, il permet de faire un suivi en temps réel des mouvements qui se font sur votre site tout en assurant plus facilement votre conformité au RGPD. Vous pourrez par exemple mettre en place des accès spécifiques au registre numérique et les réserver aux seules personnes autorisées.
Les personnes ayant accès aux informations du registre sont alors limitées au strict minimum et les données des visiteurs sont préservées.
La sécurité des visiteurs
Si le registre de visiteurs permet de sécuriser votre entreprise, vous avez également le devoir d’assurer la sécurité de vos visiteurs. Pensez à leur fournir les équipements de protection nécessaires et adaptés aux lieux de la visite !
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